Geschäftliche E-Mails archivieren ist keine freiwillige Sache sondern vorgeschrieben in der GoBD.
GoBD bedeutet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. In Kurzfassung: die GoBD regelt die ordnungsmäße Führung und Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Unterlagen. Du musst sicherstellen, dass alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufgefangen wird.
Die GOBD legt eine ganze Reihe von Dingen fest, die vom Finanzamt bei einer Prüfung auch eingefordert werden. Wenn diese Grundsätze nicht erfüllt werden, kann das Finanzamt Dinge neu bewerten und dir stehen eventuell saftige Nachzahlungen ins Haus. Im Gefängnis wirst du vermutlich nicht landen.
Und das betrifft nicht nur bilanzierungspflichtige Unternehmen sondern so ziemlich jeden, der gewerblich im Netz oder auch offline verkauft, auch Kleinunternehmer und Freiberufler. Und zwar schon seit 2017.