Rechtskonforme E-Mail-Archivierung. Warum und wie?

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Wenn du online deine Handmade Produkte (oder auch anderes verkaufst) hast du bestimmt schon einmal mit einem Kunden gemailt. 

Ist dir aber bewusst, dass E-Mails mit Kunden aufbewahrt werden müssen? Und das auch noch so, dass die Aufbewahrung bestimmte Kriterien erfüllt? Das Stichwort hier ist „Rechtskonforme E-Mail-Archivierung“.

Rechtskonforme E-Mail-Archivierung

Was heißt das eigentlich?

Die rechtskonforme E-Mail-Archivierung bedeutet, dass deine geschäftlichen Mails so gespeichert werden, dass sie nicht gelöscht werden können und auch Änderungen nachvollziehbar sind. Das ganze gilt über den gleichen Zeitraum wie alle anderen geschäftlichen Dokumente. 

Dein normales Mailprogramm kann das nicht sicherstellen. Auch ein Ausdruck der Mails ist nur bedingt geeignet, die Anforderungen zu erfüllen, vor allem die Punkte unveränderbar und unlöschbar. Außerdem sieht die GoBD vor, dass ein geschäftliches Dokument im Original erhalten werden muss, also eine Mail als Mail, ein PDF als PDF etc. 

Warum muss ich mir darüber Gedanken machen?

Geschäftliche E-Mails archivieren ist keine freiwillige Sache sondern vorgeschrieben in der GoBD.

GoBD bedeutet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. In Kurzfassung: die GoBD regelt die ordnungsmäße Führung und Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Unterlagen. Du musst sicherstellen, dass alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufgefangen wird. 

Die GOBD legt eine ganze Reihe von Dingen fest, die vom Finanzamt bei einer Prüfung auch eingefordert werden. Wenn diese Grundsätze nicht erfüllt werden, kann das Finanzamt Dinge neu bewerten und dir stehen eventuell saftige Nachzahlungen ins Haus. Im Gefängnis wirst du vermutlich nicht landen. 

Und das betrifft nicht nur bilanzierungspflichtige Unternehmen sondern so ziemlich jeden, der gewerblich im Netz oder auch offline verkauft, auch Kleinunternehmer und Freiberufler. Und zwar schon seit 2017. 

Muss ich das überhaupt machen?

Vielleicht denkst du dir jetzt: Warum sollte ich das überhaupt tun, ich habe doch meine Rechnungen. Die reichen doch für die Steuer. 

Leider sieht der BFH das anders. Schon im Urteil von 2004 in einem Urteil vom 24. Juni 2009 wurde festgelegt, dass alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Beurteilung von Geschäftsfallen von Bedeutung sind. Das heißt, deine Mails mit Kunden, aus denen dann ein Auftrag entsteht, müssen aufbewahrt werden. 

Rechtskonforme E-Mail-Archivierung
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Was muss ich archivieren?

Grundsätzlich musst du alles archivieren, was mit deiner geschäftlichen Tätigkeit zusammenhängt und zu einer steuerlich relevanten Aktion geführt hat. Es geht darum, dass das Finanzamt im Zweifel nachvollziehen kann, warum eine Ausgabe oder Einnahme exakt so zustande gekommen ist. Gerade wenn Aufträge geändert werden, kann das schwierig werden ohne die entsprechende Mail mit dem Wunsch nach der Änderung. Auch Absprachen mit Lieferanten u.ä. sind wichtig. 

Grundsätzlich archivieren musst du: 

  • Buchungsbelege
  • Empfangene und wiedergegebene Geschäfts- oder Handelsbriefe
  • Handelsbücher
  • Jahresabschlüsse
  • Inventare
  • Lageberichte
  • Bilanzen, z. B. zu Finanzen
  • Dokumente bzgl. der Organisation
  • Arbeitsanweisungen
  • Geschäftsabschlüsse
  • Änderungen des Auftrags
  • Alle sonstigen Mailinhalte, welche steuerlich oder geschäftlich relevant sind
Als Selbständiger hast du meistens nur einen kleinen Teil dieser Mails überhaupt in deinem Postfach. Aber auch dieser kleine Teil muss archiviert werden. 

Natürlich gibt es auch E-Mails, die du nicht archivieren musst. Dazu gehören alle privaten Mails, alle SPAM-Nachrichten und auch Newsletter und natürlich Dinge mit persönlichen Daten – solange sie eben nicht relevant sind für deine Aufträge. Auch Entwürfe musst du nicht aufbewahren. 

Estugo: Profi für rechtskonforme E-Mail-Archivierung

Wenn du dich mit dem Thema nicht weiter belasten willst, kannst du das ganze auch in die Hände von Profis geben. 

ESTUGO bietet die revisionssichere Archivierung von E-Mails an, ohne dass du dafür in eigene Hard- oder Software investieren musst. Und auch ohne dauernd daran denken zu müssen, dass du ja noch etwas sichern musst. 

Dazu lässt du deine geschäftlichen Mails über einen Mailserver bei ESTUGO laufen. Dort werden dann alle Mails kopiert und unlöschbar und unveränderbar gesichert – genau so, wie es das Finanzamt gerne hätte. Natürlich funktioniert das auch mit einer bestehenden Domain. 

 

Quellen

Wenn du mehr zum Thema wissen willst:

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