Brauche ich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Steuernummer, Steueridenfikationsnummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Von all dem hast du bestimmt schon gehört. Aber was davon ist eigentlich was und was brauchst du davon? Gerade wenn du noch am Anfang stehst mit deinem Gewerbe?

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Steueridentifikationsnummer - was ist eigentlich was?

Steuernummer

Die Steuernummer hast du vom Finanzamt bekommen. Es ist eine Zahl, die eindeutig einer Person zugeordnet ist und mit der du dich beim Finanzamt identifizierst. Eventuell hast du sogar mehr als einer Steuernummer, da unterschiedliche Steuerarten unterschiedliche Steuernummern haben können. Das heißt, für deine Einkommenssteuer aus deinem Angestelltenjob hast du eine andere Nummer als für deine Umsatzsteuer aus deinem selbständigen Gewerbe. 

Die alte Steuernummer bestand aus einem Teil, der dein Finanzamt eindeutig identifiziert hat, und einer Nummer, die dich eindeutig zugeordnet hat. Damit konnte sich auch bei einem Umzug die Nummer ändern. 

Steueridentifikationsnummer

Die Steueridentifikationsnummer bekommst du ebenfalls vom Finanzamt. Ebenso wie die Steuernummer ist diese Nummer eindeutig einer Person zugeordnet. Sie ändert sich aber nicht mehr wenn du umziehst und du hast sie von Geburt an bis über deinen Tod hinaus (also wenn du nach ihrer Einführung geboren wurdest oder stirbst…) Sie soll die alte Steuernummer auf Dauer ablösen und seit 2008 hast du vermutlich beide Nummern. 

Diese Nummer besteht aus 11 Ziffern und sollte keinen Rückschluss auf deine Person erlauben – solange du sie nicht zusammen mit deinem Namen oder anderen eindeutigen Angaben zusammen weitergibst. 

Die Steueridentifikationsnummer gilt lebenslang und ändert sich auch nicht, wenn du umziehst. Du brauchst für unterschiedliche Steuerarten auch nur diese eine Nummer. 

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die USt.-IdNr. ist im Gegensatz zu den anderen beiden Nummern auf ein Unternehmen bezogen und nicht auf eine Person. Die Nummer dient dazu, dein Gewerbe innerhalb der EU eindeutig zu identifizieren. 

Die Nummer besteht aus einem zweistelligen Ländercode und bis zu 12 Ziffern. Die Nummer wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt. Den Antrag kannst du auch online stellen. Wenn dein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, brauchst du dafür nur deine normale Steuernummer. Wenn du Kleinunternehmer bist, musst du dich vorher mit deinem zuständigen Finanzamt in Verbindung setzen.

Deine USt.-IdNr. bleibst so wie deine Steueridentifikationsnummer auch bestehen wenn du umziehst. Du brauchst sie dann also nicht neu beantragen. 

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ersetzt deine normale Steuernummer für dein Unternehmen nicht, du kannst sie aber an manchen Stellen statt der Steuernummer nutzen. 

Kurz zusammengefasst:

Die Steuernummer und die Steueridentifikationsnummer gehören zu einer Person. Die Steueridentifikationsnummer ersetzt auf Dauer die Steuernummer. Du bekommst diese Nummern vom Finanzamt automatisch. 

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gehört zu einem Gewerbe. Du musst sie zusätzlich zu deiner Steuernummer / Steuer-ID beantragen. 

Vorteile der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist in den meisten Fällen nicht verpflichtend. Sie bietet aber Vorteile, sowohl im Handel zwischen Unternehmen als auch für den Schutz deiner persönlichen Daten.  

Handel zwischen Unternehmen

Die USt.-IdNr. identifiziert dich im innereuropäischen Handel zwischen Unternehmen eindeutig. Sie erleichtert hier den Warenverkehr (also z.B. den Einkauf von Rohstoffen für deine Produkte), weil so die Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellt werden kann und damit umständliche Erstattungsverfahren über Grenzen hinweg vermieden werden. Ebenso kannst du Netto-Rechnungen schreiben, wenn du an ein Unternehmen im europäischen Ausland lieferst. 

Wenn dein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den Handel zwischen Unternehmen innerhalb der EU Pflicht. 

Achtung!
Als Kleinunternehmer lohnt sich der „steuerfreie“ Einkauf im europäischen Ausland meistens nicht. Du musst nämlich die Ware dann trotzdem zuhause versteuern. Das ist also erst bei hohen Beträgen und großen Unterschieden im Steuersatz interessant. 

Pflichtangaben auf deiner Rechnung

Grundsätzlich ist es vorgeschrieben, dass deine Rechnungen steuerlich dir klar zugeordnet sein müssen. Dazu musst du deine Steuernummer, deine Steuer-Identifikationsnummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. 

Wenn du eine USt._IdNr. hast, kannst du diese auf deinen Rechnungen angeben. Damit ist es nicht möglich, dass man Informationen über deinen finanziellen Status über dich in Erfahrung bringt. Hast du keine USt.-IdNr., dann gehört die Steuernummer oder Steuer-Identifikationsnummer auf deine Rechnung. Mit diesen beiden Nummern und deiner Anschrift lassen sich durchaus Informationen über dich anfordern, die du lieber für dich behalten würdest. 

Einfacher Ausweis, dass du ein Gewerbe hast

Da die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eigentlich nur ein Gewerbetreibende vergeben wird, nutzen viele Unternehmen diese Nummer auch als Beweis, dass du ein Gewerbe hast. Damit kannst du auch innerhalb Deutschlands häufig zu den günstigeren Händlerkonditionen einkaufen. Du ersparst dir damit in manchen Fällen den Versand deines Gewerbescheins.  

Dauerhaft eine Nummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bleibt auch nach einem Umzug die gleiche. Du musst dann nicht mehr deine Rechnungsvordrucke bzw. dein Layout ändern, solltest du umziehen. 

 

Pflichtangaben

Es gibt ein paar Stellen, an denen du deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Idenfikationsnummer verpflichtend angeben musst. 

Angaben auf der Rechnung

Wenn du eine Rechnung erstellst, muss auf diese eine eindeutige Nummer, die dich beim Finanzamt identifiziert. Das gilt gleichermaßen für Kleinunternehmer und umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und sowohl gegenüber Privatpersonen als auch Unternehmen. Du kannst prinzipiell jede der drei hier besprochenen Nummern dafür nutzen. (UStG §14 (4.2) ) Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bietet den Vorteil, dass sie zu deinem Unternehmen gehört und damit keine Auskunft über deine privaten Finanzen einholbar sind. 

Wenn du innerhalb der EU mit anderen Unternehmen handelst, musst du auf jeden Fall deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Verkaufst du an ein anderes Unternehmen, gehört auf die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dieses Unternehmens auf deine Rechnung. 

Angaben im Impressum

Wenn du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hast, gehört diese auf jeden Fall in das Impressum deiner Website. Vergisst du das, kannst du abgemahnt werden. 

Deine Steuernummer oder Steuer-ID gehört NICHT in dein Impressum! Auch nicht als Ersatz für die USt.-IdNr.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer kannst du auch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen und diese einsetzen.

Wann brauche ich diese Nummer wirklich?

Es gibt eigentlich nur einen Fall, in dem du als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben musst: den Verkauf von Waren an andere Unternehmen im EU-Ausland.

Beim Verkauf von Waren ins EU-Ausland an Privatpersonen brauchst du diese Nummer nicht. Und außerhalb der EU brauchst du sie auch nicht. Und als Privatperson kannst du auch jederzeit im EU-Ausland oder in Drittländern einkaufen.

Bringt der Einsatz beim Einkaufen im EU-Ausland Vorteile?

Erstmal klingt es toll. Du kannst steuerfrei im EU-Ausland einkaufen mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. In den meisten Fällen ist das aber eine Milchmädchenrechnung. Der netto-Einkauf innerhalb der EU zieht nämlich Pflichten nach sich, die Zeit und Geld kosten.

  • Du musst eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben für diese Einkäufe
  • Du musst dem Finanzamt mitteilen, wie hoch der Wert deiner Einkäufe im EU-Ausland ist
  • Du musst darauf die deutsche Umsatzsteuer zahlen

Wenn du also nicht gerade für hohe Summen einkaufst und der Steuersatz im entsprechenden Land deutlich höher als in Deutschland ist, lohnt sich der Aufwand meistens nicht. Du kannst jederzeit auch im EU-Ausland als Privatperson einkaufen und diese Rechnung dann in deiner Steuererklärung als Ausgabe für dein Gewerbe geltend machen. 

Das gilt auch, wenn du diese Nummer bei Etsy angibst und so netto-Rechnungen von Etsy über deren Dienstleistung bekommst. Ebenso bei Google Adwords.

Bei Kleinbeträgen kann es reichen, diese Beträge in der Jahres-Umsatzsteuermeldung anzugeben. Die musst du auch als Kleinunternehmer in jedem Fall abgeben. Am besten besprichst du das vorher mit deinem Steuerberater oder deinem Finanzamt. 

Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Voranmeldung machen, wenn ich die Nummer habe?

Solange du nicht bei anderen Unternehmen in Europa netto einkaufst, brauchst du auch mit der Nummer keine Umsatzsteuer-Voranmeldung zu machen. 

Kann ich auch als Kleinunternehmer die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf meinen Rechnungen angeben?

Ja, kannst du. Und meiner Ansicht nach ist das auch der wirklich sinnvolle Einsatzort dieser Nummer und der Grund, sie dir auch als Kleinunternehmer zu holen. 

Wenn ich die Nummer habe, wo MUSS ich sie angeben?

Wenn du als Kleinunternehmer die USt.-IdNr. hast, musst du sie in jedem Impressum angeben. Also auf deiner Website, bei Etsy, bei Facebook, Instagram etc. Überall, wo du deine Waren anbietest. 

Auf der Rechnung musst du sie nicht angeben außer beim netto-Einkauf bei Unternehmen im EU-Ausland. 

Achtung bei Etsy!

Bei Etsy kannst du deine USt.-IdNr. nur unter Finanzen angeben. Sie wird dann automatisch sowohl für die Rechnungen benutzt als auch im Impressum eingelesen. Du kannst dich also als Kleinunternehmer nicht dagegen entscheiden, von Etsy netto-Rechnungen zu bekommen. Diese musst du bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei der Umsatzsteuererklärung auch angeben und die Umsatzsteuer nachzahlen. 

Wenn du vorwiegend bei Etsy verkaufst, solltest du dir gut überlegen, ob du eine USt.-IdNr. haben willst. Am besten klärst du vorher mit deinem Finanzamt, ob du diese vermutlich kleinen Beträge wirklich vierteljährlich angeben und bezahlen musst oder ob jährlich reicht. 

Dies ist keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Wende dich bei Zweifeln oder konkreten Fragen bitte immer an deinen Steuerberater, dein Finanzamt oder deinen Anwalt. 

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer und Steuer-ID. Was ist was und was brauche ich?
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2 Kommentare zu „Brauche ich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?“

  1. Hallo!
    Danke für diesen hilfreichen Artikel und die Erklärungen.
    So versteht man den Unterschied echt gut.

    Leider ist trotzdem noch ein weiteres Problem, dass Etsy nun automatisch neben den Transaktionsgebühren eine Umsatzsteuer berechnet. Als Kleinunternehmer ohne Ustr. ID zahle ich ja keine Umsatzsteuer voraus, weshalb ich diese ja auch nicht berechne.

    Kann man das irgendwie abstellen? Oder wie gehe ich damit nun am Besten um?

    Lg,
    Nadine

    1. Hallo Nadine,
      abstellen kannst du die Umsatzsteuer bei Etsy nicht.
      Die monatliche Abrechnung bei Etsy behandelst du einfach wie jede andere Rechnung auch. Du zahlst sie komplett und gibst sie auch komplett als Ausgabe an in der Steuererklärung.

      Berechnet Etsy dir am anderer Steller noch Umsatzsteuer?

      Liebe Grüße
      Andrea

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